Varade elluviimise etapp (EN ISO 19650-2)

Mõistmata, millist informatsiooni on vaja, on väga raske planeerida, kuidas sellist informatsiooni edastatakse, milliseid ajakavasid ja vajalikke ressursse on vaja. Enne projekti alustamist tuleb kaaluda nii informatsiooni kui ka füüsilise vara täpsustamist. Infohaldus seisneb selle tagamises, et õige informatsioon edastatakse õigel ajal õigesse sihtkohta, et täita konkreetset eesmärki. Informatsioon peaks olema järjepidevalt struktureeritud, et võimaldada tõhusat informatsiooni edastamist ja tulemuste automaatset kontrollimist. Infonõuded on EN ISO 19650 standardiseeria põhiolemus. Kui need on määratletud, teavitavad need:

• pakkumuse ja määramise protsessi;
• info edastamise planeeringu;
• info genereerimise ja elluviimise;
• autoriseerimis- ja vastuvõtmise protsessi, võrreldes tulemusi nõuetega;
• informatsiooni asjakohase kasutamise.

Infonõuded hõlmavad allolevat:

• Organisatsioonilised infonõuded (OIR)
• Projekti infonõuded (PIR)
• Vara infonõuded (AIR)

Ühiselt määratlevad need sisendi detailsematele infonõuetele määramistasemel, mida nimetatakse infovahetuse nõueteks (EIR).

Joonis. Infonõuete ressursid. CAPEX - capital expenditure (vara ostmiseks, paigaldamiseks ja kasutuselevõtuks kasutatud investeering). OPEX - operating expenditure (käitamiseks ja korrashoiuks kasutatud kulud, sealhulgas seotud kulud, nagu logistika ja varuosad).

Üldise kokkuvõttena saab infonõudeid struktureerida alloleva tabeli kohaselt.

Tabel. Infonõuete ülevaatlik kokkuvõte.

Tüüp	Kirjeldus	Sisu kokkuvõte
Organisatsioonilised infonõuded (ettevõtte tasand)	Võimaldab aru saada kõrgetasemelisest informatsioonist, mis on vajalik varade kohta kogu nende elukaare jooksul. See aitab määraval osalisel juhtida oma äritegevust teadlikul ja tõhusal viisil ning mõista oma klientide ja sidusrühmade infovajadusi.	Infonõue Eesmärk. Mõelge, miks informatsioon on vajalik ja kes seda kasutab?
Projekti infonõuded (projekti tasand)	Projekti infonõuded (PIR) on kõrgetasemelised nõuded, mis määravad kindlaks, millist infot on vaja määrava osalise oluliste otsustuspunktide jaoks. Projekti infonõuded käsitlevad küsimusi, millele määrav osaline vajab vastuseid iga olulise otsustuspunkti juures. Ühe projekti kohta on ainult üks kogum projekti infonõudeid.	Määrake projekti ulatus Määrata kindlaks eesmärk, milleks määrav osaline infot kasutab Koostage projekti töökava Määrake kavandatav hankemenetlus Määrake oluliste otsustuspunktide arv kogu projekti vältel Määratlege otsuskohad, mida määrav osaline peab tegema igas olulises otsustuspunktis Määratlege küsimused, millele määrav osaline vajab teadlike otsuste tegemiseks vastuseid
Infovahetuse nõuded (määramise tasand)	Infovahetuse nõuded (EIR) täpsustavad informatsiooni, mida määratud juhtiv osaline või määratud osaline peab esitama iga infovahetuse ajal. EIR on määratletud piisavalt üksikasjalikult, et neid saaks lisada määratud osalise ja määratud juhtiva osalise vahelisse lepingusse või määratud juhtiva osalise ja määratud osalise vahel.	Määrake iga infonõude täitmiseks vajalik infovajaduse tase Määrake vastuvõtukriteeriumid – kuidas teate, et nõue on täidetud? Võtke arvesse eesmärki, sisu, vormi ja vormingut Loo lisateave, mida tulevane määratud juhtiv osaline võib vajada, et täielikult mõista või hinnata igat infonõuet või selle vastuvõtukriteeriume Määrake kuupäevad, mis on seotud projektiinfo edastamise tähtaegade ja määrava osalise oluliste otsustuspunktidega, millal igat nõuet tuleb täita

Alljärgnevas tabelis on toodud peamised infohalduse komponendid, kes vastutab ja millal need on ette valmistatud.

Tabel. Peamised infohalduse komponendid.

		Vastutus	Sätestatud
		Määrav osaline	Määratud juhtiv osaline	Hindamine ja vajadus	Hanke-konkurss	Esitatud pakkumus	Määramine
Organisatsiooni tasand	Organisatsioonilised infonõuded	x		x
Projekti tasand	Projekti infonõuded	x		x
	Projektiinfo standard	x		x
	Projektiinfo tootmismeetodid- ja protsessid	x		x
	Projekti infoprotokoll	x		x			x
Määramise tasand	Infovahetuse nõuded	x			x
	BIM rakenduskava		x			x
	Info esitamise peakava		x				x

Enamiku infonõuetest valmistab määrav osaline ette enne projekti algatamist. Kui need on esitatud, on need hindamatu ressurss, mis tagab, et projekti, vara ja määramise taseme nõuded on optimeeritud, et need vastaksid ärivajadustele. Kui aga infovahetuse nõudeid ei koostata või ei ole arvesse võetud ärivajadust, on oht, et projekti käigus ja üleandmisel esitatud informatsioon ei vasta nõuetele ning nõuetesse tehakse jooksvaid täpsustusi, mis aga mõjutavad oluliselt kulusid ning projekti kulgu.

Selle kursuse alammoodulid pakuvad üksikasjalikke juhiseid infonõuete koostamiseks.

• Organisatsioonilised infonõuded (OIR) – esitab kliendi juhiseid, kes soovivad määratleda, millist informatsiooni nende organisatsioon vajab oma äritegevuse toetamiseks
• Projekti infonõuded (PIR) – esitab juhiseid määravale osalisele, kes soovib sidusrühmadega suhelda, teha kindlaks olulised otsustuspunktid ja nõutud projektiinfo. Projekti kohta eksisteerib üks projekti infonõuete dokument.
• Infovahetuse nõuded (EIR) – esitab juhiseid määravale osalisele, kes soovib koostada infonõudeid pakkumusmenetluse raames, mis võtab arvesse organisatsioonilisi infonõudeid (OIR), vara infonõudeid (AIR) ja projekti infonõudeid (PIR). Iga määramise kohta on üks EIR dokument.

Projektiinfo standard ja projektiinfo tootmismeetodid ja -protsessid toetavad organisatsiooni ja projekti infole esitatavaid nõudeid, luues standarditud metoodikad nõuetele vastava sisu tootmiseks. Võimaluse korral saab need dokumendid standardiseerida kõikide projektide jaoks, kuid need tuleks vastavalt vajadusele projektipõhiselt üle vaadata ja ajakohastada. Seda käsitlevad omaette õppemoodulid.

• Projektiinfo standard – määrab kindlaks standardid, mille iga määratud osaline vastu võtab, ja millest lähtub modelleerimise ja jooniste loomise juures. Selle dokumendi võib lisada hankedokumentidesse ja jagada kõigi elluviimise meeskonna liikmetega.
• Projektiinfo tootmismeetodid ja -protsessid - määratleb info esitamise standardid. Selle dokumendi võib lisada pakkumisdokumentidesse ja vahetada kõigi elluviimise meeskonna liikmetega.

Infovahetuse nõuetes (EIR) tuleb arvesse võtta projektiinfo standardit ja projektiinfo koostamise meetodeid ja protseduure ning need peaksid sisaldama piisavat teavet, et pakkujad mõistaksid nõutava info ulatust ja info hankimise metoodikat. Mõnel juhul võib olla mõistlik lisada hankedokumentidesse projektiinfo standard ja projektinfo ettevalmistamise meetodid ja protseduurid, et vältida info kordamist iga EIR kohta. Sellistel juhtudel peaks EIR-s olema selge, millised dokumendi osad on määramise seisukohast olulised.

Samuti on olemas rida nõudeid, mis on seotud varade haldamisega, mida käsitleb EN ISO 19650-3:2020. Vara infonõuded (AIR) on lisatud juhised, mis aitavad ehitiste omanikel või korrashoidjatel määratleda varanõudeid, mida võib kaaluda infovahetuse nõuetesse lisamiseks. Seda käsitleb lähemalt alljärgnev õppemoodul.

• Vara infonõuded (AIR) – esitab juhised varaomanikele, kes soovivad määratleda informatsiooni, mis on vajalik ehitatud vara kasutamiseks ja korrashoiuks kooskõlas organisatsiooni varahaldusstrateegiaga.

EN ISO 19650 seeria nõuab väga struktureeritud lähenemist infonõuete väljatöötamisele, mis algab enne igat projekti. Hindamise ja vajaduse määratlemise etapis tehtavad jõupingutused tagavad, et informatsioonile on kehtestatud selged nõuded, mis suurendavad määrava osalise kasu, tagades samas, et pakkumistele esitatavad infonõuded on selged ja standarditud. Kuigi mallid võivad aidata nõudeid struktureerida, ei saa asendada aega ja vaeva, et töötada välja kaalutletud nõuded, mis vastavad määrava osalise vajadustele.