Sissejuhatus infohaldusesse (EN ISO 19650-1): - Anchor #1 - Collaboration through the CDE

Overview of information management

- Anchor #1 - Collaboration through the CDE

Ühtne andmeedastuskeskkonna (ingl common data environment, CDE) definitsioon on esitatud EN ISO 19650-1 standardis kui: “kokkulepitud infoallikas iga konkreetse projekti või vara kohta, et hallatava protsessi kaudu koguda, hallata ja levitada igat infokonteinerit“. CDE mängib olulist rolli standardite osades 2 ning 3.

Märkus. CDE mõiste ei ole midagi väga uut. Selle algeks võib pidada EN ISO 19650 standardi eelkäijaks olnud Briti standardit BS 1192, milles juba 2007. aastal oli CDE mõiste (ja selle olulisus) ka defineeritud. Tänases EN ISO 19650-1 standardis väljendatakse CDE olemust alloleva pildina.

Joonis. Ühtse andmekeskkonna (CDE) kontseptsioon.

Koostöö CDE kaudu on vajalik informatsiooni väljatöötamisega seotud isikute vahelise suhtluse sujuvamaks muutmiseks, tagades samal ajal ka selle, et kõigil on juurdepääs vajalikule infole ja see on ajakohane. Ühtlasi ei pea ükski osaline eeldama, millega keegi parasjagu tegeleb ning muuhulgas tagatakse, et kogu informatsioon on kättesaadavast ühest kindlast kohast.

Koostöökeskkonnas töötamise võimaldamiseks tuleb informatsiooni arendada kooskõlas EN ISO 19650 osade 2 ja 3 punktidega 5.6 ja 5.7. Need sätted hõlmavad informatsiooni koostamist, jagamist, autoriseerimist ja vastuvõtmist. EN ISO 19650-4 tugineb nendele klauslitele, sätestades üksikasjalikumalt infovahetuse nõuded.

EN ISO 19650-1 eristab CDE töövoogu (protsess) ja lahendust (tehnoloogia). See aitab mõista, mis on CDE ja kuidas see infohalduses oma rolli mängib. CDE, läbi oma ülesehituse, tagab informatsiooni haldamise ja kättesaadavuse neile, kes seda vajavad, kui nad seda vajavad.

Levinud on eksiarvamus, et CDE puudutab ainult tehnoloogiat, mille lahenduseks on üks kindel toode. EN ISO 19650-1 punkt 11.1 selgitab, et vaja võib minna mitmeid tehnoloogiaid. Seetõttu on projekti või varahaldustegevuse alguses oluline kindlaks määrata vajalik funktsionaalsus ja see, kuidas üks või mitu lahendust võiksid seda funktsiooni toetada. Kui vaja on mitut toodet, on ülioluline kaaluda, kuidas need omavahel kokku haakuvad (integreeruvad).

CDE kõige olulisem aspekt on töövoog. On oluline, et tehnoloogiad võimaldaksid töövoogu ja mitte vastupidi (töövoog sobitub tehnoloogiaga).

CDE töövooprotseduuride rakendamine tuleks hoolikalt kindlaks määrata ja iga projekti ja varahaldustegevuse jaoks põhjalikult lahti kirjutada. See tuleks sätestada informatsiooni toomismeetodites ja -protsessides, nagu see on nõutud EN ISO 19650 osa 2 ja 3 punktis 5.1.

CDE põhimõtteid aetakse sageli segi failiserveri- ja dokumendihaldussüsteemidega (ingl document management system, DMS või eDMS). Neid kõiki rakendatakse küll tavaliselt pilve- või võrguteenuste abil, need sisaldavad dokumente, jooniseid ja mõnikord mudeleid ning võimaldavad kasutajatele teatud juurdepääsu. Siiski on need mitmes võtmes erinevad.

Failiserveri teenused (nt Dropbox ja Google Drive) ning ekstranetid on tehnoloogia ilma protsessikihita. Seetõttu võivad nende funktsionaalsused olla soovimatud ja isegi ohtlikud.
DMSi funktsionaalsus hõlmab ülevaatus- ja heakskiitmisprotsesse ning metaandmete haldamise võimalust. See võimaldab omandiõigust, vastutust ja staatust jäädvustada ja hallata.
CDE lahendus laiendab sellist funktsionaalsust, et see vastaks EN ISO 19650 standardite nõuetele, näiteks tugevdades kontrolljälge, täiustades informatsiooni sobivuse staatust ja kaitstes kõiki infokonteinereid nende muutmise eest, välja arvatud selleks autoriseeritud liikme poolt. Samuti aitab see vältida informatsiooni ulatuslikku üles- ja allalaadimist.
CDE lahendus võib hõlmata mitut tehnoloogiat, mis teenindavad samasid CDE protsesse.

Kokkuvõttena:

Failiserver = andmehoidla
eDMS/DMS = andmehoidla + protsess
CDE = andmehoidla + protsess + sobivus

CDE peab toetama laiemat osalejate ja organisatsioonide rühma, mistõttu on oluline tagada töökindel protsess, kontrolljälg ja sobivusaste. DMSi või failiserverit võidakse konfigureerida ja kasutada mitme organisatsiooni koostöö toetamiseks, kuid CDE on teadlikult loodud koostöö võimaldamiseks.

Failiserver pakub infohaldusprotsessidele väga piiratud kontrolli või tuge ning DMS-iga võivad osalejad sisu piiranguteta üles laadida ja seda redigeerida. Teisest küljest loob õigesti rakendatud CDE kontseptsioon usaldusväärse keskkonna, kus informatsiooni jagatakse planeeritult ja see on õigesti tuvastatav. Kasutusel on selge omandiline kuuluvus, vastutus ja sobivuse aste koos juriidiliselt turvalise ning võimeka protsessi kontrollitavusega.

CDE kontseptsioon võimaldab informatsiooni turvaliselt ja ohutult jagada võimalikult varakult ja piisavalt sageli, et teised osalejad saaksid seda kasutada ning oma panust ja kommentaare üheskoos asjakohaselt arendada.

Kõiki CDE lahenduse osasid (tooteid, teenuseid) tuleb eelnevalt hinnata, et ühelgi osalisel ei oleks põhjendamatuid privileege ega piiranguid, kuna need võivad takistada tõhusat infopõhist koostööd.