Sissejuhatus infohaldusesse (EN ISO 19650-1): - Consideration #1 - Purpose

Overview of information management

- Consideration #1 - Purpose

EN ISO 19650 seeria aluspõhimõte on, et kogu hallataval informatsioonil peaks olema eesmärk ja see eesmärk peaks määratlema, millist informatsiooni on vaja. EN ISO 19650-1 tabelis 1 on toodud erinevad vaatenurgad ja kuidas need võivad mõjutada erinevaid informatsiooni eesmärke ja eri tüüpi informatsiooni edastamise vajadust. Informatsiooni eesmärgid võivad olla näiteks kirjeldatud alloleva tabeli kohaselt.

Tabel. Infohalduse perspektiivid.

Perspektiiv	Eesmärk	Näidistulemid
Vara omaniku perspektiiv	Vara või projekti eesmärgi loomine ja säilitamine. Strateegiliste äriotsuste tegemine.	Äriplaan Strateegiliste varade portfelli läbivaatamine Elutsükli kulu analüüsimine
Vara kasutaja perspektiiv	Kasutaja tegelike nõuete kindlakstegemine ja veendumine, et varalahendusel on õiged omadused ja võimekused.	Projekti lühiülevaade AIM PIM Toote dokumentatsioon
Projektide elluviimise või varahalduse perspektiiv	Töö planeerimine ja organiseerimine, õigete ressursside ettevalmistamine, arengu koordineerimine ja juhtimine.	Plaanid, näiteks BIMi rakenduskavad Organisatsiooni skeemid Funktsiooni määratlused
Ühiskonna perspektiiv	Kogukonna huvide eest hoolitsemine vara elutsükli jooksul (planeerimine, elluviimine ja toimimine).	Poliitilised otsused Piirkonna plaanid Ehitusload, kontsessioonid

Informatsiooni eesmärkide läbimõtlemine ja nende määratlemine on peamised ülesanded, mida vara omanik või projekti klient peab juhtima. Nad võivad kaasata väliseksperte, et neid aidata, kui neil pole selleks suutlikkust või võimekust ise teha, kuid vara omanik või projekti klient peab siiski veenduma, et need on tehtud.

Kui informatsiooni eesmärgid on kindlaks määratud, saab määratleda informatsioonile esitatavad nõuded ja piirangud ning kavandada eeldatavad informatsiooni edastamised. Siiski, edastuste täpne iseloom pakutakse välja määratud osaliste poolt ning need fikseeritakse pakkumuse tegevustena.

Nõuete ja piirangute määratlemine tähendab enamat kui varaomaniku või projekti kliendi poolset nimetamist, millist tüüpi informatsiooni nad vajavad, et nende informatsiooni eesmärgid oleksid täidetud. Muuhulgas peavad nad läbi mõtlema, kuidas nad soovivad seda informatsiooni korraldada (näiteks kasutades teatud tüüpi klassifitseerimis-süsteemi või teatud andmestruktuuri) ja kuidas nad soovivad seda esitada (näiteks kasutades või vältides teatud failivorminguid või tarkvara pakette). Samuti peavad nad täpsustama, millal informatsiooni on vaja ja kui palju informatsiooni nad ootavad (seda nimetatakse infovajaduse tasemeks, millest tuleb juttu edaspidi).

Aitamaks varaomanikel ja projekti klientidel määrata informatsioonile esitatavaid nõudeid ja piiranguid, määratleb EN ISO 19650 seeria infonõuete jada, mis algab laiaulatuslikest organisatsiooni- ja ärivajadustest ning muutub järk-järgult spetsiifilisemaks kuni konkreetse vara kohta nõutava informatsiooni täpse definitsioonini. Seda järjestust illustreerib EN ISO 19650-1 joonis 2, mida on mõneti täpsustatud alloleval pildil.

Joonis. Infonõuete hierarhiline käsitlus.

Infonõuete tüübid võib kokku võtta alljärgnevalt:

Organisatsioonilised infonõuded (OIR) sätestavad strateegilise informatsiooni, mida organisatsioon vajab oma ärieesmärkide saavutamiseks, näiteks kinnitus, et kõiki kohaldatud seadusi on järgitud
Vara infonõuded (AIR) sätestab vara haldamiseks ja kasutamiseks vajaliku kõrgetasemelise informatsiooni, näiteks ülevaate tehase hooldustegevustest
Projektiinfo nõuded (PIR) sätestavad kõrgetasemelise informatsiooni, mis on vajalik määratletud projekti elluviimiseks, näiteks eksperthinnangud projekti elukaare põhietappidel
Infovahetuse nõuded (EIR) on tuletatud AIR-ist ja PIR-ist. EIR sisaldab informatsiooni, mis tuleb edastada konkreetse vara või projekti määramise kohta, näiteks eelarveplaan eelarve konsultandilt, kontrollsertifikaat varaga seotud töövõtjalt või kasutus- ning hooldusjuhend peatöövõtjalt

Infonõuete väljatöötamise ajal peab säilitama sidususe algsete eesmärkidega. See tagab vara omanikule või projektiga seotud kliendile, et iga infovahetuse nõuete alusel edastatavat informatsiooni saab sihipäraselt kasutada, mis seetõttu annab organisatsioonile, varale ja/või projektile lisaväärtust.