Sissejuhatus infohaldusesse (EN ISO 19650-1)

Teine oluline samm infohaldusprotsessis on see, et vara omanik või projekti klient kaasab organisatsioonid, kes toodavad ja edastavad vajalikku informatsiooni. Seda tehakse mitme hanketegevuse kaudu.

Hanketüüp, mida vara omanik või projekti klient otsustab kasutada, sõltub tema üldisest strateegiast projekti teostamiseks või vara korrushoiuks. Saadaval on palju erinevaid lähenemisviise ja EN ISO 19650 seeria on loodud kasutamiseks igas hankeolukorras, sealhulgas ettevõttesiseste meeskondade kaasamisel.

Hankemenetluse põhietapid on järgmised:

• Vara omanik või projekti klient väljastab dokumentatsiooni, milles on kirjas informatsioon, mida ta vajab, ja piirangud selle kohta, kuidas ja millal ta soovib seda saada. See dokumentatsioon töötatakse välja infohaldusprotsessi eesmärgi osas – vt eespoolt.
• Iga võimalik pakkuja arvestab hanketingimustega. Seejärel kirjeldatakse, kuidas ta neid käsitleks ja kuidas küsitud informatsiooni edastaks. See võib olla osa ametlikust esitatud pakkumusest või teostatud mitteformaalse suhtluse kaudu. EN ISO 19650 infohaldusprotsessis sisaldab see vastus ka kinnitust, et tulevase pakkuja meeskonnal on vastav suutlikkus ja võimekus, ta on mõelnud kaasnevatele riskidele ja koostanud ettevalmistuskava.
• Vara omanik või projekti klient hindab iga võimaliku pakkuja meeskonna vastust. Ta teeb seda koos muude oluliste hankekriteeriumidega väljaspool infohaldusprotsessi, et teha üldine otsus selle kohta, milline pakkuja valida.
• Seejärel kinnitatakse otsus asjakohaste määramise dokumentidega.