Sissejuhatus infohaldusesse (EN ISO 19650-1)
Sissejuhatus infohaldusesse (EN ISO 19650-1)
Overview of information management
- Consideration #3 - Preparation
Ettevalmistus on oluline tegevus, mis algab hanke ajal, et tagada, et määratud pakkuja ning tema meeskond saaksid pärast määramist informatsiooni toota ja seejärel sujuvalt seda jagada ja vahetada.
Ettevalmistamisel on kaks peamist aspekti:
- Informatsiooni edastamise planeerimine
- Tagamine, et inimesed ja süsteemid saaksid vastavalt vajadusele informatsiooni toota, jagada ja vahetada
Informatsiooni edastamise planeerimine algab osana pakkumuse vastusest ja muutub järk-järgult üksikasjalikumaks, kui töövõtja määramine on lõpetatud. See protsess tagab, et iga pakkuja töötab varakult välja oma meeskonna strateegia informatsiooni tootmiseks ja edastamiseks ning tagab vara omanikule või projekti kliendile, et iga pakkuja ja tema meeskond mõistavad oma informatsiooniga seotud kohustusi.
Ettevalmistustegevused peavad samuti tagama, et:
- Vajaliku informatsiooni tugiprotseduurideks ja esitamiseks on saadaval vastavate oskustega inimesed. Vajadusel tuleks läbi viia koolitus ja oskuste täiendamine.
- IT-süsteemid ja tarkvara on konfigureeritud ja testitud viisil, et toetada sobivat:
- informatsiooni jagamist pakkuja meeskonna ning elluviimise meeskonna vahel ning
- informatsiooni jagamine ja vahetamine vara omaniku või projekti kliendiga.
- Informatsiooni saab luua konkreetsete meetodite, protsesside ja ressursside (nt mallide) abil, mille vara omanik või projekti klient on ette näinud ja mis toimivad tõhusalt kogu tarnija meeskonnas.
Kuigi võib tunduda, et pakkuja jaoks, kelle meeskond kasvab järk-järgult (nt töövõtjad ja valdkonnaülesed konsultandid), on ettevalmistamine diskreetne, ühekordne tegevus, tuleb ettevalmistustoiminguid meeskonnaga liitudes korrata.
Kokkuvõttes on ettevalmistamine meeskonnatöö, mis hõlmab pakkujaid, nende meeskondi ja vara omanikku või projekti klienti. On oluline, et kõik ettevalmistustegevused oleksid iga meeskonna programmis arvesse võetud, et vähendada riske, kulusid ja pingutusi järgnevas etapis.