Project information requirements (PIR)
Project information requirements (PIR)
Guidance
Projekti infonõuete põhiväljundiks on arusaam sellest, kes mis informatsiooni vajab ja millal lähtuvalt määravast osalisest ning peamistest sidusrühmadest.
Kui PIR on loodud, saab neid tulevastes projektides uuesti kasutada minimaalse kasutuselevõtu ajakuluga, et panna sobituma järgmise projekti ulatusega. Korduvates projektides osalevad organisatsioonid peaksid märkimisväärselt kasu saama hästi määratletud infonõuetest. PIR-e kasutatakse infonõuete väljatöötamiseks peamiste sidusrühmadega. Pärast täitmist tuleks üksikasjalikud nõuded lisada infovahetuse nõuetesse, milles võetakse arvesse iga infonõude üksikasjalikku sisu.
Mõned projekti infonõuded (PIR) võivad olla organisatsioonilistes infonõuetes (OIR) juba määratletud. Näiteks täpselt määratletud nõuded, mis põhinevad organisatsiooni eeskirjadel või kohustuslikel nõuetel, on igas projektis järjepidevad ja seetõttu tuleks need kaasata OIR-i. PIR-i võib OIR-ile lisada ka projekti käigus saadud õppetunni osana. See tagab kollektiivsete teadmiste edasikandumise teistesse projektidesse.
Projekti infonõuete puhul tuleb arvesse võtta järgmist:
- Projekti ulatus – peaks lühidalt kirjeldama põhjuseid, miks projekt on vajalik. See võib sisaldada tööde lühikirjeldust, üldisi tulemuslikkuse kriteeriume ja edukaid väljundeid.
- Määrava osalise poolt kavandatud informatsiooni kasutamise otstarve – projekti erinevates etappides vajab määrav osaline konkreetset teavet, et seda jagada huvitatud osalistega ning teha otsuseid.
- Projekti töökava – määratleb projekti etapid, iga etapi jaoks tehtavad tööd, eeldatavad väljundid ja lõpptulemused. Etapid on kooskõlas määrava osalise kinnituste ning väljamaksetega. Järgida tuleb projekti tüübist (tellijast) sõltuvatest projekti etappidest.
- Kavandatav hankeprotsess - mõjutab loodavate lepinguliste suhete tüüpe ja ka seda, kuidas informatsiooni hallatakse. Väiksemad projektid võivad kaaluda traditsioonilist hankeprotsessi projekteerimismeeskondade palkamiseks ja otsustada töövõtja hankemenetluse üle. Suuremates projektides arvestatakse kogu hankeprotsessiga alates projekteerimismeeskondade määramisest.
- Oluliste otsustuspunktide arv kogu projekti vältel – kuigi projekti etapi lõpetab selle aktsepteerimine, mis kinnitab, et projekti elluviimise meeskond on selle projektietapi jaoks piisavalt tööd teinud, on määraval osalisel täiendavad tähtajad või punktid, kus tuleb teha teadlikke otsuseid, mis baseeruvad informatsiooni pakkujate teabel.
- Otsused, mida määrav osaline peab tegema igas olulises otsustuspunktis – mõned olulised otsustuspunktid on kas jah/ei, samas kui teised võivad vajada täiendavat sisendit. Peamised sidusrühmad peaksid igas otsustuspunktis kindlaks määrama oma kontrollitaseme. Raha on alati märkimisväärne piiraja, kuid paljud muud piirangud saavad projekti edenedes selgemaks. Piirangute halvatuse vältimiseks võivad peamised sidusrühmad kaaluda registri kasutamist, et kõik sidusrühmad saaksid näha projekti üldisi piiranguid, mida võib olla üksjagu ja mis võivad olla ka vastuolulised.
- Küsimused, millele määrav osaline vajab teadlike otsuste tegemiseks vastuseid – need küsimused peaksid andma kindluse, et projekteerimis- ja ehitusprojekt toimib ettenähtud viisil. Need peaksid olema lihtsad küsimused otseste vastustega.