Projektiinfo tootmismeetodid ja -protsessid (EN ISO 19650)

Informatsiooni kontrollimise, ülevaatamise ja jagamise protsess on määratletud standardi EN ISO 19650-2:2018 tegevustes 5.6.3–5.6.5. Allolev joonis esitab kinnitusprotsessi maatriksi.

Joonis. Kinnitusprotsessi maatriks.

Täiendavate juhiste saamiseks vaata ka õppemoodulit ühtne andmekeskkond. Elluviimise meeskonna jaoks on kahte tüüpi ülevaatusi:

1. Ülevaatus töörühmade vahel, nagu on näidatud jaotises 5.6.5 Infomudeli ülevaatus.
2. Kogu elluviimise meeskonna läbivaatus, mille määratud juhtiv osaline on seejärel volitanud esitama määravale osalisele – vaadake punkti 5.7.2. Infomudeli ülevaatus ja kinnitamine.

Ehitiste projekteerimist teostatakse järk-järgult (iteratiivselt), mille käigus kavandatakse projektlahendusi, kontrollitakse seda kõigi teadaolevate piirangute suhtes, jagatakse seda teistega, kes omakorda vaatavad läbi jagatud informatsiooni ja piirangud, mille raames nad peavad töötama, ning lisavad või soovitavad projekti muudatusi. Iga iteratsiooniga optimeeritakse projektlahendit, et see sobiks kõige paremini eesmärgi, projekti eelarve, asukoha ja suutlikkuse nõuetega.

Võttes arvesse vastutusmaatriksit ja ülesandepõhist info edastamise kava, vastutab iga töörühm järgmiste EN ISO 19650-2 tegevuste eest:

• 5.6.1 Võrdlusinfo ja jagatud ressursside kättesaadavuse kontrollimine
• 5.6.2 Info genereerimine
• Kvaliteedi tagamise kontrolli läbiviimine
• Info ülevaatus ja ühiskasutuse kinnitamine

Elluviimise meeskond vastutab kollektiivselt:

• 5.6.5 Infomudeli ülevaatus

Koordineerimine peaks jätkuma seni, kuni töörühmad on valmis esitama koordineeritud projektinfo määratud juhtivalt osaliselt loa saamiseks.

Informatsiooni loomine koostöös lähtub igast töörühmast, kes tagab ajakohase võrdlusinfo kontrollimise ja kaasamise. Näiteks võib arhitekt näidata, et hoone teljed ja tasapinnad sobivad ehitusinseneri poolt vajatavaga, samas kui teatud mahus vajab mingi ala täpsustust ning lisamõõdistuste ootel. Konstruktsiooniinseneril on põhjendatud ootus, et jagatud hoone teljed ja tasemed vaadatakse üle muu kättesaadava info põhjal ja seejärel kiidetakse heaks enne, kui ta hakkab neid oma projekti kaasama. Samamoodi, kui ehitusinsener töötab välja konstruktsioonianalüüsi mudeli, mis sisaldab arvukalt arvutusi optimaalse ehitise karkassi määramiseks, on teistel seda teavet kasutavatel inimestel mõistlik ootus, et seda on kontrollitud kokkulepitud projekteerimispiirangutega, nt talade maksimaalne kõrgus, et tagada tehnosüsteemide sobitamine ning et see info oleks kinnitatud enne kui seda jagatakse teiste projekteerijatega. Koordineerimiskoosolekul võib tekkida vajadus kaaluda võimalusi tala ristlõike vähendamiseks, mis võib tähendada tala kõrguse või laiuse vähendamist. Kõik töörühmad peavad mõistma muudatusega kaasnevaid eeldusi ja riske. Näiteks võidakse katusele paigalda generaator, mis paikneb pika ava keskel. Sellistel juhtudel võib ainsaks ökonoomseks lahenduseks osutuda, kus ava laiust tuleb vähendada.

Projekti alguses tunduvad otsused väga muutlikud, kuna valikuvõimalusi võib olla palju, kuid projekti edenedes põhinevad otsused kõikidel varasematel otsustel ning varasema otsuse taganemise ja kohandamise kulud suurenevad oluliselt, kuna informatsiooniga on seotud üha rohkem otsuseid. Otsuste langetamist võimaldav teave edastatakse sageli projekteerimise kooskõlastuskoosolekutel vahepealsete lahenduste kaudu, mis võivad sisaldada erinevaid projektlahendeid. Neid infopakette loetakse töös olevateks ja neid tuleks selgelt edastada, kasutades infokonteineri sobivusolekut ning ühtset andmekeskkonda. Pärast otsust liikuda edasi kõige optimaalseima projektlahendiga, väljastatakse elluviimise meeskonnale kinnitatud disaininfo kui “Jagatud”, mis võimaldab neil jagatud informatsiooni põhjal oma disainilahendusi edasi arendada.

Enne muudetud projektiga jätkamist tuleks kontrollida kogu võrdlusinfot. See võib hõlmata uuringuid, teiste projekteerijate ajakohastatud teavet, standardeid jne. Kui mõni uus võrdlusinfo mõjutab kokkulepitud projekti, nt truup asub eeldatust erinevas kohas, võib enne informatsiooni jagamist vaja minna veel üht kooskõlastuskoosolekut. Kaaluda tuleks ametlikku projekti muudatuste kontrollimise protsessi, mis tuvastab kokkulepitud projekti muudatused ja nende põhjused. See aitab kommunikeerida ja jälgida muudatusi elluviimise meeskonna liikmete vahel ning annab määratud juhtivale osalisele mehhanismi laiendada muudatusi lepingu haldamise protsessidega, millel on ulatuse, eelarve või programmi mõju.

Enne ajakohastatud informatsiooni teiste elluviimise meeskonna liikmetega jagamist, peavad töö autorid läbi viima kvaliteedikontrolli. See võib hõlmata alljärgnevat:

• Edastatavat informatsiooni kontrollitakse ülesandepõhise info edastamise kava (TIDP) alusel. TIDP-d tuleks iga uue või muutunud informatsiooni jaoks ajakohastada.
• Informatsiooni tuleks kontrollida projektiinfo standardiga. Näiteks, kas kirjanurk on õige, kas infokonteiner vastab failinimede standardile, kas hoone teljed, tasemed ja ruumid on nummerdatud õigesti, kas kasutatakse õigeid vara atribuute?
• Informatsiooni muudatuste kontrolli ning sobivust tuleks kontrollida.

Lõpuks peaks kogenud projekteerija info üle vaatama ja selle jagamiseks heaks kiitma. Ülevaatus peaks sisaldama:

• Määratud juhtiva osalise infonõudeid
• Infovajaduse taset
• Informatsiooni, mida vajavad teised töörühmad

Projekti kooskõlastuskoosolekute tõhusaks toimimiseks tuleks enne kooskõlastuskoosolekut värskendada järgmist informatsiooni:

• Projektinfot tuleb jagada enne koosolekut, et anda projekteerijatele aega üle vaadata uus jagatud informatsioon nende hetke lahendusega, eeldustega ning projekti riskiregistriga. Informatsiooni olek peaks olema selgelt määratletud, nt “pooleli olev töö“ või “jagatud“.
• Disainiga seotud probleemidest tuleb teavitada enne koosolekut. Need tuleks lisada jälgitavasse registrisse.
• Projekteerimisriskid tuleb lisada riskiregistrisse ja neid tuleb hoida ajakohastena.
• Programmiriskid tuleb lisada või ajakohastada riskiregistris. Näiteks võib uue informatsiooni saamiseks olla vaja veel ühte disaini iteratsiooni, mis mõjutab edastamise tähtaega.
• Disaini muutmise kontrolli otsused tuleks üle vaadata ja lisada.
• Ajakohastatud ülesandepõhist info edastamise kava (TIDP) tuleks jagada.

Riskiregistrid on äärmiselt olulised, kuna need tagavad riskide formaalse tuvastamise ja jälgimise. Määratud juhtiv osaline võib samuti eskaleerida riske, mis nõuavad määrava osalise panust, kui need on vastuolus projekti eelarve, ulatuse ja projektiprogrammiga. Sellest tuleks teavitada kokkulepitud lepinguhaldusprotsessi kaudu.

Kasutades pilvepõhiseid lahendusi mudelite ja muu informatsiooni jagamiseks saab potentsiaalselt kogu projektiinfot jagada elluviimise meeskonna vahel ilma, et oleks vaja luua väljatrükke või pdf-dokumente. See ei kaota nõuet kehtestada vahe-eesmärke, mis loovad põhimõttelise joone projektimuudatuste valikuks. Näiteks, põhiprojekti käigus on põhjendatud ootus, et esmalt peab projekteerima laed ja seejärel saame lisada valgustuse ja muud laeelemendid. Kuna lagedega seonduvalt kasutavad seda infot teised projekteerijad, siis tuleb see info välja jagada (kui “jagatud“) ning lisada juurde, mis mahus võib informatsioon olla puudulik või ootel.

Tabel. Paranduste staatuse ülevaate näide.

Ülaltoodud näites ei sobiks versioonid P01.1 ja P01.2 teistele projekteerijatele projekteerimise alustamiseks. Ruumide lõplik paigutus ei pruugi olla valmis ja mis tahes projekteerimine võib vajada ümbertegemist. See ei takista projekteerijal informatsiooni kasutamast, kuid seda võib käsitleda riskiteguriks. Informatsioonile toetuvatel projekteerijatel on mõistlik ootus saada õigeaegselt lagede paigutuse “jagatud” versioon, mis võimaldab neil kavandamist jätkata vastavalt info esitamise peakavale (MIDP).

Tööd saab alustada redaktsiooni P01 alusel. Redaktsioon P02 sisaldab muudatusi, mis tuleks redaktsioonikontrolli abil selgelt dokumenteerida. Kõik olulised projekti muudatused, mis mõjutavad ulatust, eelarvet või programmi, tuleks lisada projekti muudatuste kontrolli registrisse. Redaktsioon P03 sobib määratud juhtivale osalisele kinnitamiseks. Redaktsioon P04 sobib esitamiseks määravale osalisele läbivaatamiseks ja heakskiitmiseks. Muudatus P05 võib sisaldada määrava osalise poolt lisatud märkuseid.

Määratud juhtival osalisel võib olla märkimisväärne huvi, et see eelnimetatud protsess toimiks veatult, kuna ta vastutab selle eest, et iga töörühm esitab määravale osalisele informatsiooni vastavalt info esitamise peakavale (MIDP), mis peab olema vastavuses projekti vahe-tähtaegadega. Kriitilised teekonnad tuleks põhjalikult läbi uurida, mis nõuab ka terviklikku mõistmist iga ülesande kestuse kohta, et oleks võimalik usaldusväärselt hinnata lõplikku alguskuupäeva. Töörühmade vahelised ülesanded, mis on omavahel seotud (eelnevad, sõltuvad ülesanded), tuleks identifitseerida, kuna see annab teada, millal informatsioon genereeritakse. Vastutus võimalike konfliktide tähenduses tuleks kindlaks määrata, seega ei tohiks midagi eeldada.

Sobivuse olekuid tuleks hoolikalt kaaluda. Olukorras, kus need pole selgelt defineeritud, peaks määrav osaline või ka määratud juhtiv osaline looma standardiseeritud süsteemi, milles iga töörühm teab, millist sobivuse olekut peab ta infokonteinerite juures CDE-s kasutama.

Tõhus planeerimine on õigeaegseks projekteerimiseks ja ehitustöödeks ülimalt oluline. Esitatud pakkumusena lisatud elluviimise meeskonna ettevalmistuskava peaks sisaldama dokumenteeritud tõendeid elluviimise meeskonna lähenemisviisi kohta informatsiooni koostamisel, ülevaatamisel ja kinnitamisel. Protsessi tuleks projekti alguses testida ettevalmistuse perioodi jooksul. Riskiregistrite, projektimuudatuste kontrolli, TIDP-de jms malle tuleks jagada elluviimise meeskonnaga ühtse andmekeskkonna kaudu.