Projektiinfo tootmismeetodid ja -protsessid (EN ISO 19650)

Määrav osaline peaks kehtestama protsessi iga töörühma esitatud info läbivaatamiseks ja vastuvõtmiseks pärast seda, kui määratud juhtiv osaline on info heaks kiitnud. Selle tegemise protsess tuleks dokumenteerida määrava osalise projektiinfo tootmismeetodite ja -protsesside all.

Igal projekti tähtajal esitatakse informatsioon määravale osalisel läbivaatamiseks ja kinnitamiseks. Määrav osaline peab tagama, et asjakohased isikud vaatavad info läbi, peavad märkuste üle arvestust ja määravad igale infokonteinerile ülevaatuse või aktsepteerimise staatuse (vt allolev tabel).

Tabel. Ülevaatuse staatuse näide.

Väiksemate projektide puhul saab protsessi hallata e-kirja ja arvutustabelite abil. Soovitatav on informatsiooni esitamise protsess kehtestada CDE-s. See peaks pakkuma kontrollitavat süsteemi vastuvõetud dokumentide muudatuste jälgimiseks ning võimaldama jälgida üksikisikute lisatud kommentaare ja ülevaatuse oleku muutusi (vt allolevat näidet).

Tabel. Kontrollitava süsteemi näide haldamaks dokumentide ülevaatamise protsessi.

CDE peaks sisaldama logi või tegevusandmeid:

1. Iga infokonteineri redaktsiooni üleslaadimise kuupäev ja kellaaeg
2. Iga infokonteineri versiooni üles laadinud kasutaja
3. Iga infokonteineri nimi ja kirjeldus
4. Iga infokonteineri versioon
5. Iga infokonteineri sobivuse olek
6. Tähtaeg, mille jaoks iga infokonteiner välja antakse
7. Määrava osalise poolt lisatud läbivaatamise staatus

Tuleks luua läbivaatamise töövood, mis peaksid hõlmama alljärgnevat:

1. Läbivaatamise periood nt 10 tööpäeva või 14 kalendripäeva. Lepingud sisaldavad tavaliselt kindlaksmääratud tähtaegu ülevaatuste tegemiseks koos trahvidega, kui ülevaatusi ei tehta õigel ajal.
2. Töövoo nimi, nt arhitektuur, konstruktsioonid, tehnosüsteemid, tervishoid ja ohutus, planeerimine, keskkond, kvaliteedijuhtimine.
3. Töörühmad, kes saavad töövoo kaudu teavet esitada. Näiteks võib arhitekt olla võimeline esitama töövoo arhitektuuri, tervishoiu ja ohutuse ning planeerimise kohta, kuid mitte konstruktsioonide töövoogu.
4. Isikud või rollid, kes võivad esitada esitatud teabe tehnilise ülevaatuse. Need peaksid vastama esitatavale informatsioonile. Näiteks võib määrav osaline kaasata üksikisiku või organisatsiooni arhitektuurse informatsiooni läbivaatamiseks.
5. Isikud või rollid, kes annavad iga infokonteineri jaoks ülevaatuse või aktsepteerimise oleku. See võib olla kliendi esindaja, projektijuht või muu isik, kellel on õigus määrata igale infokonteinerile ülevaatuse või aktsepteerimise olek.
6. Ülevaatuse või aktsepteerimise olek, nt A - Aktsepteeritud, B – Kinnitatud märkustega, C - Tagasi lükatud.

Iga töövoo põhjal koostatud ülevaated peaksid sisaldama järgmist:

1. Alguskuupäev
2. Ülevaatuse nimetus
3. Ülevaatamiseks ja vastuvõtmiseks kaasatud infokonteinerid
4. Mis tahes täiendav teave, sealhulgas sisulehed, edastusregistrid jne.

Arvesse tuleks võtta, kuidas iga infokonteineri või üldise ülevaate kommentaare jälgitakse. Informatsioon on oluline ülevaatuse oleku määravatele isikutele ja töörühmale, kes peab kommentaaridega tegelema. Kõik CDE funktsioonid, mis võivad automatiseerida kommentaaride seostamist infokonteineritega, vähendavad võimalike probleemide väljajätmise ohtu ja muudavad süsteemi tõhusamaks (vt allolevat näidet).

Tabel. Iga infokonteineri kommentaari järgimise protsessi näide.

Veelgi keerukam ja parem lähenemine oleks seostada iga kommentaar infonõuetega seotud aktsepteerimiskriteeriumidega (vt allolevat näidet).

Tabel. Kommentaari järgimine iga infokonteineri osas, vastavalt infonõudele.