Projektiinfo tootmismeetodid ja -protsessid (EN ISO 19650)

Kuni ehitusprojekti valmimiseni pole tegelik maksumus teada. Projekteerimise ja ehitamise ajal annavad kuluprognoosid juhiseid selle kohta, milliseid otsuseid saab vastuvõetava riskitasemega jätkamiseks teha.

Lepingunõudena võib kehtestada näiteks mahulise eelarve nõude ning selle kasulikkus sõltub ennekõike selle paikapidavusest. Samas peavad olema paigas teatud mehhanismid, et tulla toime võimalike ebatäpsuste ja mittetäieliku projekteerimisega seotud riskidega, mis võivad oluliselt kahjustada pakkumuse tegelikku maksumust.

On mitmeid tegureid, mis muudavad täpsete koguste genereerimise keeruliseks:

1. Hinnangud – tavaliselt keskenduvad varajased kuluplaanid 50%-le, mis ei ole otseselt seotud ehituselementidega. Inflatsiooni arvesse võttes põhinevad ehitushinnangud pindaladel ja kuludel ruutmeetri kohta, mis põhinevad sarnast tüüpi projektide eelarvetel. Kuigi kuluplaanides on usaldustegur, võib esimesest hinnangust saada soovitud või eeldatav valmis ehitusmaksumus. Eeldusel, et esimene hinnang oli mõnevõrra realistlik, võib kuni tööprojekti täieliku valmimiseni kõrvalekalle ehitatud elementide tegelikust maksumusest olla märkimisväärne. Näiteks põrandapindaladel põhineva kuluhinnangu koostamiseks kasutatud näidisprojektile ei pruukinud kehtida värskemad kütusesäästlikkust käsitlevad eeskirjad, mis võivad nõuda kulude märkimisväärset suurendamist.
2. Projekteerimine on iteratiivne – otsusel muuta üht projektielementi on mõju paljudele teistele projekteerimise valdkondadele. See võib raskendada üksikasjalike kuluplaanide järgimist juba projekteerimise alguses.
3. Projekteerimisnõuded – on traditsiooniliselt esitatud 2D-joonistena koos märkuste, spetsifikatsioonide, ajakavade ja muu toetava dokumentatsiooniga. Koguseid hindavad isikud peavad viitama mitmele infoallikale, et olla kindlad iga süsteemi või elemendi maksumuses. Konfliktseid võimalusi on palju isegi parimate jõupingutuste korral, kuna käimasolevaid iteratiivseid projektmuudatusi tuleb käsitleda mitmes dokumendiallikas.
4. Puudulik tööprojekt – olenevalt hankeprotsessist võib tööprojekt tekkida projekteerimisel või ehitamisel. Isegi tavapäraste lepingute puhul, kus suurem osa tööprojektist tuleks lõpule viia, võivad ajalised piirangud jätta paljud elemendid kirjeldamata, mitte täielikult kavandatuks ja paljud vastuolud võivad jääda lahendamata. Pakkumuse korral peavad eelarve konsultant ja töövõtja mõistma mittetäieliku tööprojekti maksumuse riski, sest vastasel juhul põhjustab see lõpuks ootamatuid pretensioone.
5. Automatiseerimise puudumine – suurem osa kogustest hinnatakse endiselt jooniste, väljavõtete ja spetsifikatsioonide hindamise teel. Isegi kui see teave on mahtude hindamise alustamise ajal täiuslikult kooskõlastatud ja täielik, on koguste genereerimine piiratud aja jooksul vaevarikas, kui seda tehakse käsitsi. Hilisem otsus hinnata projekti mõnda aspekti tulemuse põhjal ei pruugi enne pakkumuse tegemist olla enam võimalik ümber hinnata.

Võimalikud soovitused kuluprognooside parandamiseks on järgmised:

1. Projekti tähtajad – projekti oluliste tähtaegade juures tuleb koostada kuluprognoosid, mis annavad alust järgmisse etappi minna/mitte minna. Iga projektietapp ei tohiks alata ilma eelmise projektietapi kulusid kajastamata.
2. Projekti elluviimine – sarnaselt sellele, kuidas elluviimise plaani kasutatakse projektiinfo elluviimise haldamiseks, on kasvav suundumus kasutada projekti elluviimise plaane projekteerimisotsuste ja -eelduste dokumenteerimiseks, pöörates suuremat tähelepanu riskihinnangutele. Hästi teostatud projekt peaks vältima märkimisväärset ümbertööd, mis on väga töö- ja ajamahukas mitte ainult koguseid tootvate osaliste, vaid kõigi elluviimise meeskonna liikmete jaoks.
3. Ühtne andmekeskkond (CDE) – informatsioon on igas projektietapis tehtavatele otsustele võtmetähtsusega ning ühtset andmekeskkonda ja muid juurdepääsetavaid süsteeme tuleks kasutada tagamaks, et kõigil projektimeeskonna liikmetel on juurdepääs ajakohasele ja kontrollitud informatsioonile.
4. Looge mahtude väljavõte mudelite baasil – tagamaks koguste täpne mõõtmine mudelite põhjal:

• Projekteerijatel peaks olema hea arusaam sellest, mida igas projekti etapis modelleeritakse. Üksikasjalik vastutuse maatriks peaks selle jaoks väga hea viite andma. Kui on ebaselgust, tuleks otsida selgitust. Kas näiteks ukse varustuse saab välja võtta ukse spetsist?
• Mudelite elemendid peaksid sisaldama klassifikaatoreid, mis põhinevad kokkulepitud klassifikatsioonisüsteemil, nt CCI, RDS, Uniclass, ARM, NRM, ICMS. Kuluarvestustarkvara peaks suutma klassifitseerimist toetada ja suutma genereerida väljundeid, näiteks aruandeid, mis pakuvad otstarbekohast teavet. Näiteks võib projekti varases staadiumis olla vastuvõetav teadmine, kas post on ümmargune või ruudukujuline, kuid ehitushanke maksumuse mõistmiseks on vaja viimistlusklassi. Samamoodi võib olla õige varakult teada, kas vahelagi on olemas või mitte, kuid hiljem on oluline teada, millist tüüpi lagi on kavandatud. Paljud klassifikatsioonisüsteemid on olemuselt hierarhilised, mis võimaldab informatsiooni täpsustada kui elemendi kohta käiv info täpsustub. Ümbertegemise vähendamiseks peaksid projekteerijad ideaaljuhul tagama, et nende projektelementidele lisatakse asjakohased klassifikaatorid ning eelarvestaja või kulukonsultant uuriks informatsiooni ja kontrolliks selle sobivust.
• Projekteerijatel peaks olema hea arusaam ehitatavusest ja konstruktsioonielementide kokku monteerimisest, tagades, et modelleeritavad elemendid sobivad klassifitseerimiseks ja kvantifitseerimiseks.