Book
Common data environment
Common data environment
Recommended requirements
Audit trail
Kontrolljälg on standardne nõue kogu dokumentatsioonile sõltumata sellest, kas välised kvaliteedi tagamise süsteemid seda nõuavad või mitte. Lihtsamalt öeldes peaks kõigil kolmandate osalistega jagatud failidel olema kirje selle kohta, millal, kes ja mis põhjusel neid jagati. Kõiki järgnevaid muudatusi tuleks samuti jälgida, tagamaks, et kõik eelmise versiooni saajad mõistaksid, et eelmine versioon on asendatud.
Paljud CDE-d asetavad dokumentide versioonid üksteise peale, näidates ainult uusimat versiooni, kuid võimaldavad teil vajadusel kõiki versioone näha ja võrrelda. Tavaliselt kasutavad need CDE-d failinime, et tuvastada, et dokument on samaväärne eelmise versiooniga. Kuna faile jagatakse üksikisikutele või töörühmadele, peaks CDE registreerima iga üksiku levitamise ja dokumendi oleku. Olek peaks olema üks standardi EN ISO 19650-2 poolt viidatud ning projektiga (või riiklikult) täpsustatud olekukoodidest.
Auditi või jälgitavuse huvides tuleks ideaaljuhul jälgida ka järgmist lisateavet iga dokumendi kohta, mida siis teatud viisil saaks raporteerida:
- Milline isik dokumendi esitas
- Esitamise kuupäev
- Milline isik dokumendi kinnitas (mõned kinnitused võivad olla astmelised – näiteks konsultandi kinnitus, millele järgneb kliendi kinnitus jne)
- Kinnitamise kuupäev
- Millised isikud dokumenti vaatasid või alla laadisid
- Vaatamise/allalaadimise kuupäev
Kui ühtne andmekeskkond ei sisalda kontrolljälge, peate haldama käsitsi täidetavaid kontroll lehti, mida tuleks jagada mistahes failide väljastamisel, mis võib aga olla väga töömahukas või aeganõudev.