Varade käitamisetapp (EN ISO 19650-3)

Määrav osaline vastutab oma organisatsiooniliste infonõuete (OIR) määratlemise eest, mis määrab, millist teavet on vaja organisatsioonis kokkulepitud strateegiliste eesmärkide täitmiseks ja toetamiseks. Näiteks kinnisvaraosakonnal võib olla OIR, mis määratleb terviklikke ja seadusest tulenevad vastavusandmed riskianalüüsi või kindlustuse eesmärgil.

OIR-i tuvastamine võimaldab vara omanikul/halduril tuvastada oma prioriteetsed varad ning seda, millist seotud teavet on vaja ja mida tuleb hallata. See annab teavet varade infonõuete (AIR) kehtestamiseks, mida varaomanik/haldaja/osakonnad või muud sidusrühmad peavad konkreetsete süsteemide ja varade käitamiseks, jälgimiseks ja haldamiseks. Näiteks võib ettevõttesisene varahaldusmeeskond nõuda varade ja ruumiliste asukohtade nimetamist või märgistamist unikaalse identifitseerimiskoodi või nimetamisviisi abil, et neid edasi linkida või olemasolevasse ettevõtte haldussüsteemi (nt EDMS, CAFM) importida.

AIR muutub ja seda uuendatakse, kui füüsilise vara osasid ja nende süsteeme kohandatakse, värskendatakse või asendatakse nende oleluskaare jooksul. Näiteks gaasiküttel töötava küttesüsteemi asendamine taastuvenergial töötava süsteemiga mõjutab uute süsteemide haldamiseks vajalikku informatsiooni ja see toob kaasa AIR-i asendamise. Määrav osaline vastutab selle eest, et OIR ja AIR oleksid täielikult kooskõlas ja ajakohastatud vastavalt nende vajadustele. AIR peaks olema üles ehitatud viisil, mida on lihtne osadeks jaotada ja määrata asjaomasele määratud juhtivale osalisele iga hankekonkursi korral. See tagab reguleerimisala selguse järgmistes aspektides:

• nõutav teave;
• kuidas seda tarnitakse/vahetatakse (infovahetuse nõuded);
• võimalus hankida tulevastelt töövõtjatelt täpsemaid ja võrreldavamaid pakkumusi ja nende tasuvust.

See lähenemisviis aitab vältida ka informatsiooni dubleerimist või kattumise ohtu.

Täiendavad OIR ja AIR juhised on esitatud hilisemas sektsioonis (EN ISO 19650-3 kontekst). 

AIR-i loomise ja hooldamise kaudu saab määrav osaline tuvastada ja võrrelda vara oleluskaare jooksul toimuvaid eeldatavaid päästiksündmusi. Iga päästik võib esindada ühte või korduvat kavandatud sündmust koos sellega seotud toimimisülesannete ja uute või värskendatud infonõuetega. Näiteks, pärast katla hooldust võib olla nõue logiraamatu uuendamine, või olukorras, kus see on süsteemist lahti ühendatud või ehitise üldhoolduse käigus tuleb teha veesüsteemi bakteriaalne analüüs. Täiendavad päästiksündmustest tuleb juttu ka edasistes sektsioonides.

Kui aga varad on suhteliselt lihtsad ja määrava osalise nõuded on arusaadavad, ei pea erinevate infonõuete kehtestamine, infovahetuse nõuete lisamine asjakohastesse lepingutesse ja olemasolevate infosüsteemide konfigureerimine olema keeruline ega kulumahukas kui rääkida mis tahes uue ja vajaliku informatsiooni hoidmisest. Lihtne lähenemine võib samuti rahuldada EN ISO 19650-3 nõudeid – seega, keerukus pole selles valguses kindlasti omaette nõue!