Explaining the information management flowchart

Proportionality

Kuigi joonisel toodud vooskeem näib keeruline ja iga protsessi etapp sisaldab rida nõutavaid toiminguid, tuleb EN ISO 19650-3 infohaldusprotsessi rakendada viisil, mis on proportsionaalne ja asjakohane varaportfelli ulatuse ja keerukusega, ning samuti ka varahalduse tegevuste ulatuse ja keerukusega vastavalt päästiksündmustele. Toome siinkohal mõned proportsionaalsust esitavad näited.

Näide 1.

Esimeses etapis, infohalduse üldise lähenemisviisi ettevalmistamisel, võib määrav osaline (varaomanik/haldur) otsustada kohaldada EN ISO 19650-3 põhimõtteid ainult oma kõige olulisemate varade suhtes, näiteks ainult oma tootmis- ja laoruumidele. Samas kui administratiivhooned jäetakse sellest välja. Süsteemide lõikes võidakse põhimõtteid rakendada vaid ohutuse ja turvalisusega seotud süsteemidele aga mitte kõikidele ehitises olevatele süsteemidele. Seda osa markeerib ka EN ISO 19650-3 punkt 5.1.3.

Näide 2.

Uue määratud juhtiva osalise (varade töövõtt) hankimisel seisundiuuringu läbiviimiseks võib määrav osaline (varaomanik/haldaja) järeldada, et ükski tema olemasolev viitetunnustega seotud informatsioon või -ressurss ei ole asjakohane ja seda pole vaja lisada antud määramise hankekonkurssi. See lihtsustab hankeprotsessi paberimajandust.

Näide 3.

Ettevõttesisene varahaldur, kes tegutseb määrava osalisena ja määrab väikesemahuliseks tööks ja informatsiooni edastamiseks ettevõttesisese töörühma, peab siiski läbima samad infohaldusprotsessi etapid. Samas, igal etapil on määratlemist vajavad üksikasjad või ressursid, mida tuleb luua, palju lihtsamad või ei pruugi olla asjakohased ja seetõttu võib need õiguspäraselt välja jätta. Protsessi rakendamise kulud tuleb lõpuks tasakaalustada kavandatud informatsiooni omamisest saadava kasuga (välja arvatud juhul kui see on seadusest tulenev nõue ja seda peab igal juhul täitma). Kulu ja väärtuse tasakaalu hindamise viib läbi määrav osaline (vara omanik/haldaja).

Mõningaid EN ISO 19650-3 spetsiifilisi ülesandeid, nagu määratud juhtiv osaline, kes koostab elluviimise meeskonna BIM rakenduskava, on teadlikult vähendatud EN ISO 19650-2 osaga võrreldes. Kui olukord nõuab üksikasjalikumat informatsiooni, võib määrav osaline selle märkida pakkumuse vastuvõtmise kriteeriumides või seda saab esitada vabatahtlikkuse alusel tulevase töövõtja poolt (määratud juhtiv osaline) määramiseelses BIM rakenduskavas.

Proportsionaalsust tuleb kohaldada ka vara omaniku/haldaja (määrav osaline) välja töötatud organisatsiooni ja vara infonõuete suhtes. Iga infonõuet peab olema võimalik kindlaks määrata eesmärgipõhiselt nii, et määraval osalisel on selge, et ta taotleb ainult sellise informatsiooni esitamist, mida ta tegelikult vajab. See on osa timmitud mõtteviisist, mis toetab süstemaatilist lähenemist infohaldusele, ning tulemuseks peaksid olema infovahetuse nõuded iga määratud juhtiva osalise jaoks, mis keskenduvad informatsioonile, millel on määrava osalise jaoks tõesti väärtus. Erinevatel varaomanikel/haldajatel on erinevad ettekujutused sellest, milline informatsioon on nende jaoks väärtuslik – sellele küsimusele pole ühtset õigete või valede vastuste komplekti, sest väärtuse idee võib erinevatele organisatsioonidele tähendada väga erinevaid asju. Isegi kui konkreetne varaomanik/haldaja kasutab sarnast tüüpi organisatsioonide tööd (näiteks üks kohalik omavalitsus, kes õpib teistelt), peaksid nad siiski suhtuma oma infonõuete väljatöötamisse kriitilise pilguga.

Rohkem selgitusi asjakohaste infonõuete määramise kohta leiab eraldiseisvatest õppemoodulitest.

Varade käitamisetapp (EN ISO 19650-3)