Common data environment

Metaandmete haldus läbi CDE rakenduste
Tänasel päeval turul olevad CDE lahendused pakuvad erineval määral metaandmete määramise võimalusi. Allolev joonis illustreerib, kuidas CDE lahendusel, antud juhul pilvepõhisel EDMS-il, võib infokonteinerile olla palju erinevaid metaandmete määranguid. Tasub tähele panna, et see joonis laiendab metaandmeid EN ISO 19650-2 (ja EN ISO 19650-3) oleku, versiooni ja konteineri klassifikatsiooni kontekstist kaugemale.


Joonis. Näide metaandmete vahemikust, mida saab pilvepõhises CDE lahenduses määrata.

Metaandmete nõue tekitab väljakutse, kuidas saab metaandmeid CDE lahenduste vahel üle kanda. Määraval osalisel, määratud juhtivatel osalistel ja määratud osalistel võivad olla oma CDE lahendused, mis on osa üldisest projekti CDE töövoost ja lahendustest. On oluline, et need CDE lahendused töötaksid tõhusalt koos CDE töövoo osana informatsiooni arendamise ja vahetamise ajal. Need lahendused ei pruugi aga üksteisega ideaalselt liidestuda, mistõttu on metaandmete automaatne edastamine võimatu.

Varasemalt kasutatud e-posti analoogia kohaselt on peaaegu kõik e-posti tööriistade pakkujad kasutusele võtnud standardse vahetusprotokolli (näiteks POP), mis võimaldab e-kirjade sujuvat liikumist olenemata nende saatmiseks või vastuvõtmiseks kasutatavast tööriistast/lahendusest.

Samas kui infovahetuse tähenduses selline standard hetkel puudub. See tähendab aga, et tuleb mõelda, kuidas saab üht infokonteinerit ja selle metaandmeid ühest süsteemist teise üle kanda. Tegelikkuses on see sageli käsitsi tehtav protsess, mis nõuab iga vastuvõtva süsteemi infokonteineri metaandmete ümberregistreerimist.

Allolev joonis illustreerib, kuidas projekti CDE töövoo osana on vaja kahte erinevat CDE lahendust, et koos töötada. Iga lahendus haldab infokonteinereid erinevalt.

CDE lahendust 1 (jagatud CDE) haldab elluviimise meeskonna määratud juhtiv osaline. CDE lahendus 1 haldab infokonteinereid ühe rühmana olenemata tüübist. See kasutab metaandmete määranguid, et võimaldada kasutajal infokonteinereid vastavalt filtreerida. Näiteks saab kasutaja just olekukoodi abil filtreerida endale sobivaim infokonteinerite täpsem vaade.

Joonis. Illustratsioon kahest erinevast CDE lahendusest, kus metaandmete määramine tuleb üle kanda.

CDE lahendus 2 on projekti CDE, mida haldab määrav osaline ja mis haldab teavet kaustastruktuuride ja metaandmete määrangutega. Enne infokonteineri teisaldamist CDE lahendusest 1 > CDE lahendusesse 2 on oluline kokku leppida, kuidas metaandmeid saab edastusprotsessi ajal säilitada või üle kanda.

Näiteks CDE lahendus 2 ei võimalda spetsiaalset klassifitseerimise metaandmete välja. Sellest tulenevalt on määrav osaline esitanud klassifikatsiooni metaandmete välja kaustanime kaudu (antud juhul eraldades joonised vastavalt iga joonise olemusele). CDE lahenduse 2 paigutus peaks kajastama klassifikatsiooni metaandmete kasutamist CDE lahenduses 1. Sellise lähenemisviisi tulemuseks võib olla aga suurema osa metaandmete käsitsi ülekandmine (kuna need tuleb sel ajal trükkida või eelnevalt valida vahetuse käigus). Tuleks jälgida, et kaustapuud metaandmeid täiendaksid, mitte neid dubleeriksid.