Selle etapi eesmärk on kavandatava lõppseisundi saavutamiseks vajaliku teabe tuvastamine ja tähtsuse järjekorda seadmine. Kontrafaktilise testi rakendamine kogu tuvastatud informatsioonile on hea viis mõista teabele juurdepääsu puudumise ja/või teabe halvast kvaliteedist tingitud mõju.

Millist teavet vajate, et toetada lõppseisundit, milleni soovite jõuda, ja millised on selle teabe allikad?

Alustuseks peaksite tuvastama võtmeinfo, mis on vajalik lõppseisundi saavutamiseks, milleni soovite jõuda. Võib-olla olete juba selle informatsiooni omanik või saate seda luua, kuid on võimalik, et peate hankima ja töötlema informatsiooni muudest allikatest.

Kui teavet on vaja hankida kolmandatelt isikutelt, tuleks selles etapis uurida kõiki selle teabe hankimise, töötlemise ja jagamisega seotud piiranguid.

Kas ilma teabeta on tulemuse saavutamiseks alternatiivseid viise?

Teatud olukordades võivad teabe hankimise, töötlemise ja säilitamisega seotud kulud ja/või riskid selle elukaare jooksul üles kaaluda mis tahes rahalise või ühiskondliku kasu – see on kontrafaktiline test. Kuigi võib olla lihtne eeldada, et tulemust saab saavutada ainult teabe kättesaadavuse suurendamisega, tasub kontrollida, kas sama tulemuse saavutamiseks on alternatiivseid elujõulisi viise.

Kas on võimalik, et saate rohkem teavet, kui on vaja soovitud tulemuse saavutamiseks?

Sageli on võimalik, eriti multifunktsionaalsete seadmete kasutuselevõtuga, hankida oluliselt rohkem teavet, kui on kavandatud tulemuse saavutamiseks vaja.

Kui teave on seotud üksikisikutega, on ebaolulise või ülemäärase teabe kogumine vastuolus andmekaitseseaduses sätestatud andmete minimeerimise nõuetega.

Kui mis tahes teavet peab esitama kolmas isik ja see ei ole veel avalikult kättesaadav, kaasnevad selle teabe hankimise ja töötlemisega tõenäoliselt kulud. Spekulatiivse kogumise vältimine aitab neid kulusid ja nendega seotud riske vähendada. Kui selgub, et teavet on vaja hiljem, on kogutud teave kõige ajakohasem. Seetõttu on kõige parem piirata kogutavat ja säilitatavat teavet soovitud tulemuse saavutamiseks vajaliku miinimumini.

Millise kvaliteediga peab teave soovitud tulemuse saavutamiseks olema?

Allolev joonis näitab informatsiooni kvaliteedi kaalutlusi, mis määravad selle kvaliteedi või kasutuskõlblikkuse. See erineb veidi infohaldusraamistikus (ingl information management framework, IMF) kasutatavast, kuna see on mõeldud ka kaugandmete kogumise toetamiseks, näiteks liidestatud asukohtadega projektid.

Joonis. Kvaliteedikaalutlused.

Järgnevalt vaatamegi eelnevalt esitatud informatsiooni omadusi lähemalt.

• Asjakohasus – teave on seotud informatsiooni kasutamisega
• Selgus – teabe tähendus on üheselt mõistetav
• Ligipääsetavus - teave on hõlpsasti juurdepääsetav volitatud kasutajatele, kuid volitamata kasutajatele mitte
• Järjepidevus - teave on ühtne konkreetsel ajahetkel ja tehingute lõikes nii arvutiprogrammide siseselt kui ka nende vahel

Järjepidevuse küsimus on eri teenuste või süsteemide isiklike dokumentide töötlemisel kriitiline. Üksikisikute andmete ebaõige seostamine võib põhjustada tõsist kahju ja põhjustada teabevoliniku täitemeetmeid ja/või suuri trahve. Need ebakõlad võivad tuleneda nimede, aadresside ja seoste jäädvustamise viisidest, nt eesnimede lühendamine, eelistatud (registreerimata nimede) kasutamine, majanimetuste kasutamine ilma saadaolevate tänava adressaadita jne.

• Päritolu - info päritolu ehk teisisõnu kust ja millal ja kellelt info pärineb?

Andmete allika(te) ja nende töötlemise kohta teabe säilitamine võimaldab kasutajatel kindlaks teha, kas need on või on jätkuvalt eesmärgipärased. Näiteks värskenduste sageduse, andurite tehnoloogia ja töötlemisalgoritmide muutused võivad kõik mõjutada andmete pikaajalist kasulikkust.

• Ajakohasus - teave on vajaduse korral piisavalt ajakohane

Teave, mis on aegunud ja mittetäielik, kahjustab otsuste tegemise tõhusust, võib vähendada usaldust ja põhjustada andmekaitsealaste õigusaktide rikkumisi.

Reaalajas teabe kättesaadavuse kontseptsiooni tuleb hoolikalt kaaluda, kuna reaalajas suhtlemine ja töötlemine on kulukas. Praktikas sõltub uue või muudetud teabe kogumise ja selle kasutamise vaheline vastuvõetav latentsus muutuste kiirusest ja otsuste tegemisest. Näiteks looduskeskkonna suundumuste jälgimisel võivad muutused toimuda aastate või aastakümnete jooksul. Teave tormide ja üleujutuste kohta võib muutuda minutite või tundide kaupa, samas kui juhtimissüsteemi jaoks võib teabe vastuvõtmise mõne minutilisel viivitusel olla tõsiseid tagajärgi.

• Terviklikkus - teabes ei ole teadaolevaid vajakajäämisi ega väljajätmisi

Andmekogumi vajakajäämiste või väljajätmiste olemasolu võib kahjustada sellest saadud teavet ja mis tahes hilisemat otsuste tegemist. Selliste lünkade või puuduste esinemisel võivad olla praktilised põhjused, näiteks seadme rike või planeeritud hooldus. Tuleks kehtestada asjakohased protsessid, et tagada selliste probleemide käsitlemine mis tahes analüüsi ja teenuse osutamise käigus.

• Täpsus – informatsiooni lähedus tõele

Kallutatus või vigade olemasolu tähendab, et teave ei ole esinduslik selle kohta, mida see peaks esitama. Teabe täpsust võivad mõjutada kogumismeetod, loenditest valitud teabeüksuste valikud või mõistete tähenduste tõlgendamise erinevused. Päevakohase statistika esitamisel on oluline eristada konkreetsel päeval aset leidnud sündmuste, intsidentide, juhtumite arvu võrreldes perioodi jooksul toimunud sündmuste arvuga. Viimane on eriti oluline, kui mõõtmise ja/või aruandluse viivitused on üle mõne tunni.

• Kehtivus – teave on nõutavas vahemikus ja vormingus

Valesti vormindatud või struktureeritud teave võib põhjustada töötlemis- ja analüüsivigu, eriti kui teavet vahetatakse süsteemide vahel. See võib tuleneda andmesisestuse vigadest (nt inimese vanuse registreerimine nulli või negatiivse arvuna) või vormingute valesti tõlgendamisest (nt kuude ja päevade vahetamine kuupäevas). Kehtivusega seotud probleemid võivad tekkida ka siis, kui kirjed on ettekavatsematult dubleeritud, mis võib põhjustada vastuolusid kirjete vahel – või kirjete/intsidentide loendamine kaks korda.

• Kulud / kasu / risk – teabe maksumus võrreldes sellest saadava kasuga ja riskidega, mida see vähendab

Nõutav teabe kvaliteet sõltub eesmärgist, milleks seda nõutakse, ja soovitud tulemusest. Peaksite määratlema oma nõuded seoses kõigi nende aspektidega, et saaksite aru, mil määral teie saadav teave on soovitud tulemusele vastupidine.